Zinzia gaat voor Excellente zorg en wil dat bereiken door present te zijn, te blijven leren en slim te werken (lean). Vanuit In voor zorg! zijn Jeroen de Groot en Ted Kraakman ingezet als lean coaches.

Hoe bereiken we het ware Noorden
Als eerste stap in het leantraject binnen Zinzia is het MT aan de slag gegaan met de Hoshin planning om de organisatie te richten op het bereiken van de lange termijn doelen. Vlak voordat het leantraject startte is het nieuwe strategiedocument 2012 – 2017 ‘Zinzia Zorggroep Ziel en Zakelijkheid – voor een leven met Kleur’ vastgesteld. In dit document heeft Zinzia haar strategische doelen, of te wel het ‘ware noorden’ bepaald. In een serie workshops heeft het MT de huidige situatie op deze strategische doelen vastgelegd. Dit om de kloof tussen wens en werkelijkheid te bepalen en operationele doelen te stellen. Hierdoor werd het ‘ware noorden’ vertaald in praktisch uitgewerkte doelen. Bepaald is welke ontwikkeling noodzakelijk is en met behulp van welke projecten dat ingevuld wordt. Met groot enthousiasme en creativiteit ging het MT aan de slag. Binnen enkele minuten hing de muur (brown paper) vol met projectvoorstellen, van groot naar klein naar rijp naar groen.

Voor elk project / initiatief is bepaald op welke wijze dit op de lange termijn bijdraagt aan het bereiken van het ‘ware noorden’. Onder het motto ‘doen we het juiste en doen we dit op de juiste manier?’ is als laatste gekeken in hoeverre de lopende projecten hieraan bijdragen. Groot voordeel van het vaststellen van doelstellingen volgens het ‘ware noorden’ is dat verschillende disciplines naar hetzelfde einddoel werken (neuzen dezelfde kant op).

Per project zijn operationele en meetbare doelen vastgesteld. Voor een aantal zijn A3-plannen gemaakt om Zinzia kennis te laten maken met deze methode van werken.

Voorbeeld A3 plan

Deze zijn opgenomen in de X-matrix waarin een link wordt gelegd vanuit de visie naar strategische doelen, naar concrete projecten en door naar KPI’s. In de X-matrix is zichtbaar gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is, welk doel wordt nagestreefd en of de resultaten conform planning zijn.

X-Matrix

De vraag die over bleef was ‘Wat is het juiste moment?’. Om een goede keuze te maken welke projecten, wanneer worden opgestart is per project een inschatting gemaakt wat de opbrengsten en de inspanning (capaciteitsplanning) zijn. Op basis hiervan is een eerste volgorde bepaald waarbij met name de beschikbare capaciteit leidend is geweest. Dit om voldoende aandacht voor elk project te borgen.

Cascade naar de werkvloer
Om de realiteitszin van de plannen te toetsen en kennis in te brengen van de medewerkers hebben multidisciplinaire teams de plannen besproken. Hier stonden de vragen ‘doen we het juiste?’ en ‘bereiken we hiermee het ‘ware noorden’?’ centraal. Medewerkers werden uitgedaagd om vanuit het strategiedocument te beoordelen of de plannen en de operationele doelstellingen realistisch zijn en wat zij nodig hebben om een bijdrage te kunnen leveren. Op basis van het ‘ware noorden’ zijn praktische afgeleide doelen per discipline / dienst bepaald. Betrokkenheid van medewerkers bij de uitwerking van de strategische doelen naar praktische activiteiten geeft meer eigenaarschap bij de werkvloer en leidt tot inhoudelijke dialoog. Vertegenwoordigers van de teams presenteerden de bevindingen aan het MT. Mooi om te zien hoe automatisch de gezamenlijkheid ontstond. Mooi om te zien hoe vanzelfsprekend het MT het vond om hun werk ‘te laten toetsen’ door de medewerkers. Op basis hiervan is het geheel nog enigszins aangepast en op 27 november definitief vastgesteld.

Bevindingen
Geconcludeerd kan worden dat de Hoshin planning een uitstekend instrument is om de organisatie te richten. Er is een routeplanner ontwikkeld naar het toekomstbeeld. Voornemens zijn concreet vertaald naar projecten. Het is inzichtelijk op welke wijze de projecten bijdragen aan de strategische doelen. Het was bijzonder om dit te doen. Het enthousiasme van het MT was groot. Ook de cascade naar de werkvloer gaf energie. De medewerkers waren aangenaam verrast en erg gemotiveerd een steentje bij te mogen dragen en hebben daadwerkelijk invloed uit kunnen oefenen op de lange termijn agenda van Zinzia.

Het vervolg
De volgende stap is de uitvoering en monitoring. De gedefinieerde meetpunten moeten operationeel worden gemaakt, zodat alle projecten goed kunnen worden gemonitord. Voer voor een toekomstige blog…