Visueel

Visualisatie van werkprocessen
Continu Verbeteren is niet mogelijk als je problemen niet direct kan herkennen. Veel lean principes en gereedschappen zijn ontwikkeld om problemen naar de oppervlakte te forceren. Door de status van een proces visueel te maken en de werkelijke gang van zaken af te zetten tegen wat de verwachting was wordt de kloof tussen deze twee helder. De kloof kan dan structureel worden gedicht door Continu Verbeteren technieken toe te passen.

Visualiseren wordt gedaan door de teamleden zelf. Ze geven op een bord weer in hoeverre het proces gevorderd is t.o.v. het plan. Oorzaken van afwijkingen worden genoteerd voor Continu Verbeteren.

Conceptueel ziet dat er zo uit:

Visuele Beheersing samenhang_v03c

Visualisatie van processtappen
Visualiseren is ook een krachtig hulpmiddel om duidelijk te maken hoe werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden luidt het gezegde.

Visualiseren helpt om duidelijk te maken WAT er moet gebeuren, HOE het moet gebeuren, door WIE, WAAR, WANNEER, WAAROM (op die manier) en HOEVEEL. Het is een krachtig principe om kwaliteit te borgen binnen de organisatie, door het werk inzichtelijk te maken en voorspelbaar te worden. Aan een voorspelbaar proces kan je sleutelen. Als je nog niet voorspelbaar bent, hoe weet je dan wanneer je iets verbetert hebt…?

Visualiseren is voor alle niveaus, van CEO/bestuurder tot en met de werkvloer. Vanuit de Waarom van de organisatie worden verbeterdoelen door alle lagen van de organisatie met elkaar afgestemd en afgesproken.

Open cultuur
Omdat werkprocessen in administratieve- en zorg-omgevingen slecht zichtbaar zijn is visualisatie daar nog belangrijker dan in een fabriek. Het betekent vaak wel een enorme cultuur omslag om zaken visueel te maken, alles wordt transparant, dus kan je ook aangesproken worden op resultaten, dat is men vaak niet gewend.

Organisaties met een volwassen Continu Verbeteren cultuur weten dat de de oorzaak van problemen vrijwel altijd ligt in het systeem van processen, hoe het werk is georganiseerd. Dus niet zozeer de invloed van het individu. Dit principe haakt mooi in het Respect principe. In dit soort organisaties is een mentale veiligheid om problemen te benoemen en op zoek te gaan naar de Waarom (hoe komt het dat dit is gebeurt) in plaats van de Wie (wie heeft het gedaan?). Er is dan ook geen drempel om transparant te zijn over de prestaties van het proces.

Gwendolyn Galsworth is al ruim 30 bezig om te duiden hoe belangrijk visualiteit is binnen lean, ze heeft hier verschillende boeken over geschreven. Haar definitie van visueel werken is:

Een visuele werkplek is een zelf-ordenende, zelf-verklarende, zelf-regulerende en zelf-verbeterende werk omgeving – waar wat dient te gebeuren ook echt gebeurt, op tijd, elke keer weer, dag of nacht – vanwege visuele oplossingen.

De werkplek communiceert als het ware zelf!

 

Noot: lean gaat uit van 14 principes, Visueel is een overkoepelend thema dat meerdere principes raakt.